El ciclo de Deming método sistemático implementado por el autor Edwards Deming, como uno de los sistemas utilizados para dar solución a problemas y a la hora de implementar soluciones en torno a la mejora continua que la empresa exige, esto ligado a las normas ISO que son considerados esenciales a la hora de llevar a cabo la mejora continua. el ciclo de Deming también es conocido por los términos de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar las cuales podemos resumir en las siglas PDCA, PDSA o PHVA ( siglas en inglés y español respectivamente) así como también como ciclo de mejora continua. El nombre de ciclo de Deming proviene de su autor quien adapta las enseñanzas de quien fue su profesor y mentor, Walter A. Shewhart, tal ciclo consta de 4 pasos a seguir, los cuales son muy importantes que se deben cumplir para llegar al fin de la mejora continua; dicho ciclo consta de 4 etapas cíclicas que llevan un proceso a seguir y los cuales una vez completada el ciclo deben llevarse a cabo nuevamente y así sucesivamente, con el fin de que los procesos sean cada vez revaluados y así seguir con las mejoras debidas en cada ciclo.
Es muy utilizado por los Sistemas de Gestión de la Calidad (SGC), los Sistemas de Gestión Ambiental (SGA) y los Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI), regulados por ISO, así como en modelos de Gestión de la Calidad Total (EFQM, Fundibeq, Malcolm Baldrige National Quality, etc.).
en un contexto actual donde cada vez las empresas buscan satisfacer la demanda y ser cada vez más competitivos a la hora de proveer bienes y/o servicios con una excelente calidad, optan por la aplicación de sistemas que mejoren los estándares de calidad y que a su vez encuentren mejores alternativas en sus procesos, lo cual permite implementar mejoras de calidad.
el ciclo de Deming recibe este nombre de un ingeniero y estadounidense "Deming" quien durante dos décadas empleo este ciclo en todas la capacitaciones que fue dando para empresas japonesas, donde llevó a cabo dentro de la ingeniería eléctrica, fue ahí donde ganó fama por los trabajos hechos en el rubro automotriz, post segunda guerra mundial. es ahí donde entra el nombre de Andrew Shewhart, quien influyo muchísimo en los trabajos de Deming, fue el profesor de Deming que bajo una publicación en 1930 propuso un ciclo, concepto de búsqueda de la mejora en los procesos de producción en masa. donde a partir de ahí es que Deming coge este concepto y lo lleva a la mejora continua de los procesos, como un símbolo indiscutido. que buscaba la mejora dentro de los procesos en las empresas donde iba y donde las normas ISO 9001 se basan en el ciclo de Deming bajo el esquema de mejora continua del sistema de gestión de calidad.
En los procesos dentro de las empresas siempre habrá oportunidad de mejora, sea para generar más ventas, mejorar la calidad ,reducir costos, aumentar la productividad, satisfacer nuevos requerimientos del público, etc. Entonces observamos que siempre habrá oportunidad de aplicar mejora continua en los procesos, y aquí radica la importancia del ciclo de Deming, ya que este modelo sistemático nos permite identificar problemas y aprovechar de estos para la aplicación del ciclo de Deming (PDCA) el cual nos dará a conocer las mejoras pertinentes y dar las soluciones más óptimas de forma que en un próximo ciclo se pueda mejorar aun, y que con esto las empresas estén a la vanguardia que exige la actualidad.
Como ejemplo de importancia del ciclo de Deming tenemos a Starbucks quien tras la crisis financiera del 2007 y posterior recesión, es cuando surgieron problemas en la compañía, ante esto Howard ( fundador de Starbucks) vio que tal crisis puso en evidencia claros problemas y ante esto se puso a visitar distintas cafeterías del mundo y observo que muchas de estas habían cambiado y se notaban abarrotados en ciertas horas del día y que a su vez no contaban con espacios pertinentes. Es qui donde da un giro de 360 y cambio la visión de la compañía y cambio hacia una mejora continua, y es aquí donde vemos la importancia de aplicar el ciclo de Deming para la búsqueda de una mejora continua y estar a la altura y/o un paso delante de la competencia.
Hay varias formas de implementar el ciclo de Deming. PDCA o PDSA ayuda a mejorar cualquier producto o proceso al dividir el ciclo de mejora en pequeños pasos. Es efectivo si desea comenzar con Six Sigma o la Gestión de calidad total, generalmente en proyectos realizados para el control y la mejora de la calidad. El ejemplo del ciclo de Deming también puede ayudar a descubrir diferentes soluciones existentes para un problema y dichos cambios se pueden realizar de forma controlada con PDCA. El propósito de este bucle también puede ser evitar el desperdicio de recursos. Cuando una solución es ineficaz e implementada, a menudo conduce al desperdicio. Sin embargo, en un ambiente controlado, puede ser útil ver la efectividad de una solución. Este modelo también es aplicable a entornos comerciales que van desde el desarrollo de proyectos o productos, el ciclo de vida del producto, la gestión de la cadena de suministro y más.
A continuación, se procede a explicar cada una de las etapas en que están basadas el ciclo de Deming.
Durante esta etapa se analiza y planifica las actividades del proceso necesarias para obtener el resultado esperado. Al basar las acciones en el resultado esperado, la exactitud y cumplimiento de las especificaciones a lograr se convierten también en un elemento a mejorar. Además, es necesario realizar pruebas de preproducción o pruebas para probar los posibles efectos, ya que la formulación de buenos planes resulta en soluciones bien pensadas. Las empresas necesitan gestionar sus actividades y recursos con la finalidad de orientarlos hacia la consecución de buenos resultados, mediante la adaptación de herramientas y metodologías que permitan a las organizaciones configurar su Proceso de Gestión y Mejora Continua.
Herramientas de planificación; Estas herramientas pueden servir para dos cosas:
– Para facilitar y estandarizar la metodología de planificación de proyectos, actividades y tareas.
– Para ayudar a diseñar productos, procesos y servicios según los requisitos y funciones previstas en el futuro.
Algunos ejemplos de herramientas de planificación los podemos ver en la siguiente lista:
Se realizan los cambios para implementar la mejora propuesta. Generalmente conviene hacer una prueba piloto para probar el funcionamiento a pequeña escala antes de realizarla en una gran escala, para reducir posibles impactos negativos en lo menor posible. En este proceso es recomendable mantener al equipo supervisado y, de ser necesario, hacer una prueba piloto. Sin olvidarse que todo este cambio que se va a hacer, debe presentar una supervisión 24/7 con el fin de evitar que esta prueba sea afectada por factores externos.
esta fase incluye:
Pasado un periodo previsto de antemano, los datos de control son recopilados y analizados, comparándolos con los requisitos especificados inicialmente, para saber si se han cumplido y, en su caso, evaluar si se ha producido la mejora esperada. Así mismo, nos permite detectar a tiempo las brechas que puedan existir entre lo planificado y lo realizado en una organización, para ello determinar los ajustes necesarios.
Herramientas de evaluación
Las herramientas de evaluación sirven para controlar el estado actual de un proyecto, proceso, producto o servicio con el objetivo de tener una visión detallada de su estado, evaluarlo o buscar formas de mejorarlo posteriormente.
Algunos ejemplos de herramientas de evaluación se encuentran en la siguiente lista:
A partir de los resultados conseguidos en la fase anterior se procede a recopilar lo aprendido y ponerlo en marcha. También suelen aparecer recomendaciones y observaciones que suelen servir para volver al paso inicial de Planificar y así el círculo nunca dejará de fluir.
Actualmente algunos expertos prefieren denominar este paso "Ajustar". Esto ayuda a las personas que se inician en el ciclo PDCA a comprender que el cuarto paso tiene que ver con la idea de cerrar el ciclo con la realimentación para acercar los resultados obtenidos a los objetivos. Además, no debe confundirse este paso "A" con el conjunto de acciones (implementación) consecuencia del despliegue de los planes (que se desarrolla en el segundo paso, "D", de "hacer" o "llevar a cabo las Acciones").
para ello debe tendremos como consecuencia de esta etapa:
Herramientas de mejora
Las herramientas de mejora continua están pensadas para buscar puntos débiles a los procesos, productos y servicios actuales. Del mismo modo, algunas de ellas se centran en señalar cuáles son las áreas de mejora más prioritarias o que más beneficios pueden aportar a nuestro trabajo, de forma que podamos ahorrar tiempo y realizar cambios sólo en las áreas más críticas.
Algunos ejemplos de herramientas de mejora los podemos encontrar en la siguiente lista:
Para un mejor entendimiento del proceso de mejora continua mediante el ciclo de de Deming, para esto tomamos el caso real de Coca Cola quien inicio aplicando mejora continua en una de sus plantas donde se vio que tenían números rojos en sus cuentas. ante esto dieron con el problema el cual era del mal apilamiento de sus refrescos en el almacén, lo que hacia que se perdiera productos listos para la venta y que a volumen llevaba a una pérdida. Ante esto procedieron a aplicar lo siguiente:
tras la aplicación del ciclo de Deming para su mejora continua, es que Coca Cola soluciono un problema en específico con resultados positivos.
La importancia del ciclo de mejora continua de Deming en relación con su implementación, se basa cuando se llevan a cabo evaluaciones de forma continua en lo cual se descubren aberraciones dentro de su estructura. Asimismo, a través de las etapas del ciclo de Deming se pueden reflejar diversos beneficios como el de incrementar la productividad y eficiencia , así como el crecimiento de la ganancias y utilidades.
Las acciones que se requieren para reducir las causas especiales de variación son completamente diferentes de las acciones que hacen falta para reducir la variación y los defectos del sistema y/o proceso. Las causas comunes, se atribuyen a un fallo que se observa en todas partes cuando se interpretan las mediciones, donde se supone que cada acontecimiento (defecto, error, accidente) es atribuible a alguien (generalmente el que más a mano está), mientras las causas especiales se relacionan con algún acontecimiento atípico. Según Deming, la mayoría de los problemas y de las oportunidades de mejora caen bajo la responsabilidad del Management en la siguiente proporción:
Las desviaciones son causadas principalmente por cambios en las máquinas, el método, el material, la medición, el ambiente y las personas para la operación de los procesos (esquematizadas en el diagrama de Ishikawa) La organización debe determinar los puntos de verificación e indicadores de desempeño relacionados, que serán eficaces y eficientes para detectar desviaciones
El Dr. Deming empleó un experimentó para aclarar el axioma 11, el cual consiste en "Eliminar las barreras que privan a las personas de su derecho a enorgullecerse de su trabajo", para ello utilizó una caja con 1,000 canicas en su interior, de las cuales 200 de ellas eran de color rojo y el resto eran de color blanco, los participantes de este experimento tenían la tarea de extraer 100 canicas de la caja, donde solo se consideraba aceptable a las canicas blancas mientras que si se extraía una canica roja se imponía un castigo por parte del Dr. Deming, sin importar que los participantes no tenían un control de las canicas que extraían, ni tenían noción de la cantidad de canicas que aún quedaban en la caja, con ello se evidenció que un colaborador de una empresa puede ser recriminado por no obtener un resultado esperado aunque la culpa no sea suya sino del sistema que presenta errores.
El liderazgo, en conjunto con los conceptos de autoridad y responsabilidad, juega un papel significativo en todos los axiomas del doctor Deming. Sin liderazgo, las organizaciones y los empleados que trabajan para ellas carecen de dirección. Sin liderazgo efectivo, es imposible que las organizaciones y sus trabajadores alcancen su pleno potencial.
Tomado de Out of the Crisis, de W. Edwards Deming, con autorización del MIT y del W. Edwards Deming Institute. Publicación del Centro para Servicios Educativos Avanzados del MIT, Cambridge, Massachusetts 02139. Copyright © 1986 por The W. Edwards Deming Institute.
El Dr. Deming sugiere una definición de la función de una empresa: "Más que hacer dinero, es mantenerse en el negocio y brindar empleo por medio de la innovación, la investigación, la mejora constante y el mantenimiento." por lo que la constante variación de los lineamientos produce confusión en los empleadores en el cual se evidencia la falta de compromiso en la dirección en la mejora continua.
«Hoy día se tolera demasiado la mano de obra deficiente y el servicio antipático. Necesitamos una nueva religión en la cual los errores y el negativismo sean inaceptables». en este pecado solo se toman decisiones para minimizar costos y obtener mayor utilidades, tratando de ocultar o minimizar los problemas crónicos.
Si bien es cierto la calidad NO proviene de la inspección sino de la mejora del proceso. para muchas empresas culpar a su personal es uno de sus principales errores por lo que se genera conflictos. (El destacado japonés Kaoru ishikawa sostiene que la gerencia es el responsable del 85% de los problemas que pueden surgir en una empresa.
los constantes cambios o rotaciones de los altos mandos y medios genera cambios de perspectivas y objetivos.
«La mejora no es un esfuerzo de una sola vez. La administración está obligada a buscar constantemente maneras de reducir el desperdicio y mejorar la calidad». Actualmente si una empresa solo se fija en su estado financiero o generar ingresos, estaría perdiendo activos intangibles como la fidelidad de los clientes y de la capacidad del mismo personal, por lo que la empresa estaría condenada al fracaso.
«Con mucha frecuencia, a los trabajadores les enseñan su trabajo otros trabajadores que nunca recibieron una buena capacitación. Están obligados a seguir instrucciones ininteligibles. No pueden cumplir bien su trabajo porque nadie les dice cómo hacerlo» La falta de motivación o de instrucción de los trabajadores provoca el aumento inminente de enfermedades laborables(estrés, incapacidad) por lo que representa altos costos para la empresa.
Las demandas frívolas, y otras no tan frívolas, han obligado a las organizaciones a crear reservas para enfrentar estos riesgos que las hacen vulnerables y debilitan su posición competitiva.
El doctor Deming plantea que las actividades tendentes a mejorar la calidad y los procesos constituyen el catalizador necesario para echar a andar una reacción económica en cadena. Mejorar la calidad provoca una disminución de costos, menos errores, reducción en el número de retrasos y mejor utilización de los recursos, que a su vez conducen a una mejor productividad.
1.- Abandono de proyectos 2.- Las empresas están preocupados por el hoy (porque tienen perdidas. Etc.). Que difícil ven el mañana y menos e futuro. 3.- La costumbre de pasarle la culpa al nivel inferior de los malos resultados, hace que no se vea claro la evaluación del desempeño para poder identificar al culpable 4.- Administrar en base a cifras visibles y con objetivos cortos. Hace que el gerente se mueva de una empresa a otra. Haciendo que se abandone la constancia de mejora continua. 5.- Deming dijo.- Las cifras visibles que os muestra la contabilidad financiera no refleja lo que vale una empresa. No se contabiliza la fidelidad de los clientes, la alta calidad del producto, la participación del mercado, el conocimiento de los empleados, la capacidad gerencial. 6.- El concepto a médico de empresa, para evitar que éstos salieran de las instalaciones Hay empresas donde el trabajador es un fastidio, no valorándose el recurso humano. 7.- Hay quejas audibles y hay quejas inaudibles, las primeras probablemente se conviertan en reclamos que deben ser atendidos y en muchos de ellos hacer honor a la garantía.
Empresas fundamentadas en el desarrollo y enfoque de sus procesos contribuyen al valor agregado debido a que el sistema de gestión esta enfocado en la calidad que tendrá. Los procesos que no aportan valor agregado a la empresa son necesarios evaluar debido a que causan gastos relacionados con el valor agregado de cada proceso. Innovaciones operativas son opciones para la mejora y optimización continua para tener ventajas competitivas respecto a su competencia.(Gómez, 2015) El valor agregado es la característica adicional ofrecida por un producto o servicio con el propósito de generar un mayor valor dentro de la percepción del consumidor. Este término puede ser el factor determinante entre el éxito o el fracaso de una empresa, porque también es responsable de diferenciarlo de la competencia.(merca20, 2020)
Tipos de Valor Agregado
Servicio al Cliente. Sistemas de entrega y pago. Elitismo y edición limitada. Servicio postventa.
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